Konsekuensi apabila ASN dan PPT Non-ASN tidak melaksanakan pemutakhiran data mandiri melalui MySAPK pada periode yang telah ditentukan, maka pelayanan manajemen kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses.
PEMUTAHIRAN DATA MANDIRI
Jika diamati pada pelaksanaan dilapangan terdapat beberapa yang menjadi kendala dalam manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN), yakni terdapat kondisi data yang ganda, tidak lengkap, tidak akurat, tidak terkini, bahkan hilang. Hal ini disebabkan karena tidak adanya kesadaran ( awareness) dari ASN untuk memperbarui data pribadi atau mungkin bukan sesuatu yang urgen.
Upaya untuk mengatasi permasalahan manajemen ASN agar professional yang bertarap internasional maka perlu dilakukan Pemutakhiran Data Mandiri (PDM). Oleh sebab itulah pemerintah mewajibkan setiap ASN (Aparatur Sipil Negara), baik yang berstatus PNS maupun PPPK dan PPT (Pejabat Pimpinan Tinggi) Non ASN melakukan pemutakhiran data secara mandiri dalam kurun waktu bulan Juli hingga Oktober 2021. Hal ini berdasarkan Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 87 Tahun 2021 tentang Pemutakhiran Data Mandiri Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non ASN secara elektronik.
Pengertian Pemutakhiran Data Mandiri adalah proses peremajaan dan pembaharuan data secara mandiri untuk mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu dan berkualitas agar dapat meningkatkan kualitas layanan manajemen ASN. Sebagai landasan dasar pelaksanaan PDM sesuai Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 87 Tahun 2021 tanggal 10 Mei 2021 tentang Pemutakhiran Data Mandiri (PDM) Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non Aparatur Sipil Negara Secara Elektronik Tahun 2021. Tujuan pelaksanaan PDM ASN dan PPT Non ASN (Pegawai Non ASN yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi) adalah untuk memperoleh data ASN yang akurat, terkini dan terintegrasi yang mendukung terwujudnya Satu Data ASN sesuai dengan prinsip Satu Data Inonesia (SDI).
Adapun untuk memperlancar pelaksanaan PDM didukung oleh 3 (tiga) aplikasi, yakni MYSAPK, SIASN dan HELPDESK. Apa yang dimaksud My SAPK adalah aplikasi berbasis teknologi seluler untuk ASN yang terintegrasi dan terhubung secara daring dengan database ASN nasional untuk informasi profil ASN. Sedangkan SIASN adalah untuk mengintegrasikan data ASN secara nasional meliputi seluruh Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah. Adapun yang dimaksud HELPDESK adalah layanan bantuan terintegrasi yang diperuntukkan bagi pegwai negeri sipil apabila mengalami permasalahan dalam penggunaan aplikasi mobile MYSAPK. Secara umum helpdesk dalam konteks IT adalah sebuah departemen atau tim yang bertanggung jawab untuk menjawab berbagai pertanyaan dari penggunanya terkait hal teknis. Secara tidak langsung, tugas dari IT helpdesk tidak jauh berbeda dengan customer service. Sebagian besar perusahaan IT telah menyiapkan helpdesk untuk menjawab beragam pertanyaan yang datang dari pengguna.
Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor : 87 Tahun 2021 Tentang Pemutakhiran Data Mandiri Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non Aparatur Sipil Negara Secara Elektronik Tahun 2021, dinyatakan bahwa Tujuan Pemutakhiran Data Mandiri adalah:
- Memberikan acuan pelaksanaan dan pedoman dalam rangka penyelenggaraan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT Non ASN secara elektronik Tahun 2021;
- Mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan interoperabilitas Data ASN; dan
- Meningkatkan kualitas dan integritas Data dalam rangka mendukung terwujudnya Satu Data ASN dan kebijakan pemerintah di bidang manajemen Aparatur Sipil Negara.
Data yang Dimutakhirkan oleh PNS meliputi Data Personal; Riwayat Jabatan; Riwayat Pendidikan; Riwayat SKP (2 tahun terakhir); Riwayat Penghargaan; Riwayat Pangkat dan Golongan Ruang; Riwayat Keluarga; Riwayat Peninjauan Masa Kerja; Riwayat Diklat (Kursus); Riwayat CLTN; Riwayat CPNS/PNS; dan Riwayat Organisasi
Sedangkan data yang dimutakhirkan oleh PPPK & PPT Non ASN meliputi: Data Personal; Riwayat Diklat (Kursus); Riwayat Penghargaan/tanda jasa; Riwayat Keluarga; dan Riwayat Organisasi.
Konsekuensi apabila ASN dan PPT Non-ASN tidak melaksanakan pemutakhiran data mandiri melalui MySAPK pada periode yang telah ditentukan, maka pelayanan manajemen kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses. Misalnya, tidak akan mendapatkan promosi jabatan ataupun hak-hak lainnya, termasuk mutasi dan pensiun.
Kemudian jika Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi tidak menyelesaikan verifikasi data sampai batas waktu yang ditentukan, maka Pejabat Pembina Kepegawaian akan mendapatkan teguran tertulis dari BKN. Sesungguhnya pemutakhiran data mandiri bertujuan untuk memenuhi target terwujudnya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) sesuai Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 Tahun 2018 dan target Satu Data ASN sesuai Perpres Nomor 39 Tahun 2019.
Kemudian apabila terdapat data yang tidak akurat atau tidak lengkap, ASN dan PPT Non-ASN dapat melakukan usul pemutakhiran data mandiri dengan menambah, mengubah, menghapus data, dan dilengkapi dengan unggah dokumen pendukung pada masing-masing data yang dimutakhiran lalu disimpan melalui MySAPK. Setiap usul pemutakhiran data mandiri akan diverifikasi dan validasi oleh verifikator instansi dan/atau BKN sesuai dengan kewenangan yang diatur dalam Keputusan Kepala BKN 87/2021. Setelah melakukan usul pemutakhiran data mandiri, ASN dan PPT Non-ASN dapat memantau keseluruhan tahapan proses melalui menu riwayat pengajuan usul pemutakhiran data mandiri pada MySAPK.
SATU DATA ASN
Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia menuntut pengelolaan data di Indonesia dikelola secara terintegrasi. Salah satunya menyangkut data informasi kepegawaian ASN. Hal ini dikarenakan kondisi sistem informasi kepegawaian masih dikembangkan oleh masing-masing Instansi Pusat dan Daerah.
Tujuannya agar pengelolaan data kepegawaian di masing-masing Instansi seperti data perencanaan pegawai; pengadaan pegawai; pengembangan pegawai; Kenaikan Pangkat/Pensiun, mutasi, status dan kedudukan, pemberhentian pegawai, sampai dengan peremajaan data pegawai akan terhubung langsung dengan database nasional yang dikelola BKN melalui SIASN. Satu Data ASN adalah kebijakan tata kelola data dilingkungan BKN dengan menyatukan data yang tersebar di unit kerja untuk menghasilkan data yang akurat, mutakhir, terpadu, dan dapat dipertanggungjawabkan serta mudah diakses dan dibagipakaikan melalui pemenuhan standar data, metadata, interoperabiltias data, menggunakan kode referensi, data induk dan diseminasi secara elektronik dalam satu portal data yang menjadi bagian dari Satu Data Indonesia (SDI).
Prinsip SDI yang harus dipenuhi yaitu memenuhi standar data, memiliki meta data, memenuhi kaidah interoperabilitas, menggunakan kode dan data referensi dan/atau data induk, dan diseminansi data dilakukan melalui portal data.
Menurut Menpan dan RB, Tjahjo Kumolo, mengatakan satu data ASN diperlukan untuk percepatan implementasi sistem merit secara komprehensif di seluruh instansi pemerintah, maka beberapa langkah strategis perlu untuk lakukan bersama, Dalam mewujudkan sistem merit, perlu ada kolaborasi di antara kementerian/lembaga terkait. Karenanya harus memiliki tujuan yang selaras, “Pertama, kolaborasi antara KemenPAN-RB, LAN, BKN, dan KSAN perlu untuk semakin diperkuat. Masing-masing instansi harus bergerak bersama dan selaras. “Kedua, penguatan database terkait kemajuan birokrasi termasuk terkait manajemen ASN, di mana database terkait ASN tidak boleh berbeda visi, hanya boleh ada satu data.
Kesimpulannya, kenapa urgensinya pemutahiran data mandiri menuju satu data Indonesia? Tentunya, dengan terwujudnya satu data ASN, perumusan kebijakan akan bebasis pada data, yang berdampak pada peningkatan kualitas pelayanan publik dan memperpendek rantai birokrasi. Selain itu, efektivitas pengawasan dan pengendalian pelaksanaan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria Manajemen ASN akan meningkat. Data, belakangan banyak mendapat perhatian dari berbagai kalangan seperti aparatur pemerintahan, masyarakat, bisnis, penegak hukum, dan juga masyarakat sipil. Alasannya sebenarnya sangat sederhana, karena data yang kredibel merupakan kunci dari kualitas pembangunan dan penyelenggaraan pemerintahan yang baik. Kebijakan publik, pelayanan publik, penegakan hukum, pengawasan kinerja pemerintah, hingga peluang bisnis, semuanya membutuhkan data yang kredibel. Sayangnya, dalam praktiknya data masih sering tidak dikelola secara serius. Masih banyak ditemukan kasus di mana terdapat data yang tidak hanya memiliki beragam versi, namun sering juga saling kontradiktif di antara satu dengan yang lainnya.
Inisiatif Satu Data, atau yang biasa disebut Satu Data Indonesia, merupakan salah satu inisatif pemerintah Indonesia yang mencoba untuk membenahi permasalahan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan data pemerintah tersebut. Pengembangan inisiatif ini juga ikut dikawal oleh Rencana Aksi Keterbukaan Pemerintah Open Government Indonesia. Berharap ASN tambah berkah dengan terciptanya satu data Indonesia
Sumber Bacaan:
- Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
- PeraturanPresiden Nomor 39 Tahun 2019 Tentang Satu Data
- Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 17 Tahun 2020 Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil
- Keputusan Kepala BKN Nomor 87 Tahun 2021 Tentang Pemutakhiran Data MandiriAparatur Sipil Negara Dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non Aparatur Sipil Negara Secara Elektronik Tahun 2021.
- https://news.detik.com/berita/d-5763661/menpan-rb-ada-kementerianlembaga-tak-setuju-sistem-satu-data-asn
No comment