BKN implementasian “Lemari Digital” (DMS) guna memastikan perlindungan dokumen ASN. Dokumen aman, terintegrasi, dan mudah diakses via MyASN.
Kantor Regional (Kanreg) XII BKN Pekanbaru melakukan akselerasi dan penguatan implementasi perlindungan arsip kepegawaian berbasis digital bagi seluruh ASN di wilayah kerjanya. Langkah ini merupakan bentuk optimalisasi atas terbitnya Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 yang menstandardisasi penggunaan Document Management System (DMS). Pemanfaatan DMS yang selama ini telah berjalan kini diposisikan sebagai solusi ‘lemari digital’ yang lebih kokoh untuk menjamin keamanan dokumen vital kepegawaian dari risiko kerusakan fisik maupun kehilangan akibat bencana secara permanen.
Penerapan DMS menjadi sangat krusial mengingat kerentanan arsip fisik terhadap faktor kelalaian atau kejadian force majeure seperti bencana alam, kebakaran, banjir atau risiko lainnya. Melalui sistem manajemen dokumen yang baru ini, BKN memastikan ketersediaan, kelengkapan, serta menjamin keutuhan dan kerahasiaan data ASN secara nasional. Bagi ASN, keberadaan sistem ini tidak hanya menjamin keamanan data, tetapi juga memberikan kemudahan akses terhadap arsip kepegawaian secara cepat, tepat, dan aman kapan saja dibutuhkan.
Terkait dengan keamanan Arsip ASN digital, DMS dilengkapi dengan pengamanan berlapis termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time. Mekanisme penyusunan arsip juga diatur secara digital: arsip berstatus “Punah” akan masuk masa inaktif 1 tahun sebelum statusnya berubah menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus Arsip ASN digital secara permanen.
Sejalan dengan arahan pusat, Kantor Regional XII BKN memiliki mandat khusus untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS di instansi-instansi pemerintah yang berada di bawah wilayah kerjanya. Dalam pelaksanaannya, BKN menegaskan bahwa tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk non-digital atau fisik. Saat ini, BKN hanya akan menerima arsip dalam bentuk digital atau hasil alih media yang telah diunggah ke dalam sistem DMS. Hal ini menuntut peran aktif para pengelola kepegawaian di instansi daerah untuk segera melakukan digitalisasi dan verifikasi dokumen melalui sistem yang telah terintegrasi.
Para ASN di wilayah kerja Kanreg XII juga perlu memahami bahwa arsip yang dikelola di dalam DMS mencakup Arsip Utama, seperti SK CPNS, SK PNS, riwayat pendidikan, hingga riwayat jabatan yang wajib dimiliki sejak diangkat menjadi ASN.Kemudian Arsip Kondisional seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara. Sistem ini terhubung langsung dengan Sistem Informasi ASN (SIASN), dengan begitu arsip yang dihasilkan melalui SIASN akan tersimpan secara otomatis di DMS dan dapat dipantau melalui aplikasi MyASN. Namun, untuk dokumen yang penciptaannya tidak diproses melalui SIASN, seperti ijazah pendidikan atau sertifikat diklat, instansi dan ASN yang bersangkutan diwajibkan untuk mengunggah dokumen tersebut secara mandiri ke dalam DMS atau MyASN.
Melalui transformasi digital ini, Kanreg XII BKN berharap dapat mewujudkan tata kelola pemerintahan yang lebih akuntabel dan transparan, serta mendukung penuh layanan manajemen ASN yang sepenuhnya berbasis digital di masa depan.
Tautan unduh : Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025
Text: Zulfebri
Editor: Wisnu
